Semarang, Pelaksanaan Apel Pagi di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah diwarnai dengan kebersamaan yang sangat erat. Ibu Sumarni yg merupakan Pustakawan pada Dinas Arpus ini memasuki purna tugas pada 1 April 2019. Keseharian Ibu Sumarni ini menjadi Pustakawan pada Bidang Pengelolaan Perpustakaan yang beralamat pada Jl Sriwijaya No.29A Semarang. Selain pelepasan tersebut, beberapa Pegawai Dinas Arpus mengalami kenaikan pangkat. Disamping itu semua pegawai yg berulang tahun pada bulan maret juga diberikan ucapan selamat oleh Kepala Dinas Arpus Prijo Anggoro B.R beserta jajarannya dan semua pegawai dilingkungan Dinas Arpus. “Bekerja harus dengan perasaan yg senang agar mendapatkan hasil yang maksimal”, ucap Bp Prijo Anggoro. Beliau mengapresiasi atas prestasi – prestasi yang diperoleh Dinas Arpus. Dalam acara dilantai 4 setelah apel pagi ini, saya harap Ibu Sumarni dan pegawai yang berulang tahun satu meja dengan saya, tandas Bp Kadinas Arpus. Sekali lagi Selamat kepada Ibu Sumarni dan Teman2 yang mengalami kenaikan pangkat serta yg juga berulang tahun pada bulan maret.
Rakor tindak lanjut hasil pengawasan arsip internal Provinsi Jawa Tengah tahun 2018 pada 19 Maret 20019 di Hotel Kesambi Hijau Semarang. Narasumber pertama Bapak Rudi Anton,SH.MH (Kepala pusat akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia) dengan menyampaikan materi “Kebijakan Pengawasan Kearsipan Nasional Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan Daerah” dan narasumber kedua Sodikin,S.Sos.M.Si kepala seksi pengembangan pegawai dengan menyampaikan Materi “Pemenuhan SDM Kearsipan/Arsiparis Pada Perangkat Daerah”.
Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik.Negara hadir untuk mewujudkan tata kelola kearsipan modern.Guna mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan melalui tahapan-tahapan perencanaan program pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan. Audit dilakukan supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit. Tujuan (pengawas kearsipan) bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik. Pengawasan kearsipan merupakan kegiatan pengawasan terhadap objek pengawasan pengelolaan kearsipan di Perangkat Daerah, utamanya pengawasan arsip internal. Pengawasan internal dilaksanakan Dinaspusda terhadap Perangkat Daerah (pencipta arsip) berkaitan dengan ketaatan terhadap PP & UU. Dalam pengelolaan Arsip Dinamis membutuhkan SDM, Sarana & Prasarana, dan sumber daya lain. Empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang harus dilakukan Perangkat Daerah Yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Sistem Klasifikasi Keamanan. Penyebab pengelolaan arsip yang kurang baik berkaitan dengan adanya kualitas SDM, minimnya sarana & prasarana, dan lainnya (sumber daya lain). Adanya audit & pengawasan kearsipan dapat mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta per UU. Supaya terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan & menjaga memori bangsa. Berkaitan dengan hasil audit terhadap pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah di Jawa Tengah pada tahun 2019 akan ada perubahan penilaian sehingga Perangkat Daerah harus berbenah, karena pada tahun 2019 ini yang di audit bkan hanya kesisteman arsip saja tetapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Semakin besar anggaran, dan semakin banyak kegiatan/program, maka arsip yang tersedia harus semakin banyak yang disajikan/tersedia karena banyak arsip yang tercipta sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja. Kita masih cukup prihatin karena komitmen pimpinan Perangkat Daerah terhadap kearsipan masih rendah.
Arsip sangat penting dalam pengamanan aset Institusi dan sebagai bahan pembuktian baik secara de facto maupun/ de jure. Arsip yang dikelola oleh Perangkat Daerah adalah arsip negara, oleh karena itu dalam pemusnahan arsip harus mendasarkan pada regulasi. Output tindak lanjut pengawasan arsip adalah melahirkan pengelolaan arsip baik secara fisik, isi informasi utuh dan terkoneksi secara online. Pengelolaan secara fisik dan elektronik perlu dilakukan secara komprehensif (kaffah). Pengelolaan arsip butuh komitmen dari pimpinan & konsistensi pelaksana. Tindak lanjut adalah perlu sinergi & sinkronisasi dalam pengelolaan arsip daalm tingkat teknis diantara perlunya bintek-bintek pemberkasan. Berkaitan dengan jabatan fungsional arsiparis sebenarnya sudah ada kepastian pengembangan karier dalam jabatan terebut. BKD berharap jabatan fungsional merupakan pilihan karier yang diminati.
Kita berharap karena minimnya kuantitas arsiparis, maka pada formasi PNS & P3K segera dinuka dan diprioritaskan serta diimplementasikan untuk jabatan fungsional arsiparis. Strategi penambahan arsiparis melalui tawaran impassing, tawaran dari jabatan lain, pengangkatan kembali dan mutasi dari instansi lain.Perangkat Daerah harus memiliki Arsiparis maupun pengelola kearsipan yang tidak dibebani pekerjaan lainPerangkat Daerah yang sudah memiliki Arsiparis jangan dimutasi ke tupoksi selain kearsipan
Kemajuan TIK ini dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja pelayanan di bidang kearsipan meliputi : sejak arsip tercipta, disimpan, dipelihara sampai dengan dilayankan kepada pengguna. Temu Arsiparis Se-Jawa Tengah dalam tema “Arsiparis Menghadapi Era Revolusi Industri 4.0”
Revolusi industri 4.0 dan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) saat ini membawa dampak yang begitu besar dalam berbagai aspek kehidupan. Revolusi industri 4.0 merupakan era baru pada masa globalisasi yang banyak menggunakan teknologi virtual dan digital. Keberadaan revolusi industri 4.0 ditandai dengan perpaduan teknologi yang mengaburkan batas antara bidang fisik, digital, dan biologis.
Pada era globalisasi dan revolusi industri 4.0 yang berdampak pada semua aspek kehidupan, berpengaruh juga di bidang manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan memiliki peran penting dalam mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan pemerintahan yang baik dan benar serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Penyelenggaraan kearsipan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu.
Perkembangan global yang luar biasa termasuk sistem pengelolaan arsip berpengaruh pada digitalisasi kearsipan dengan munculnya alat – alat informasi dan komunikasi seperti internet, email, gadget/smartphone, dan lain – lain. Kemajuan TIK ini dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja pelayanan di bidang kearsipan meliputi : sejak arsip tercipta, disimpan, dipelihara sampai dengan dilayankan kepada pengguna (user).
Pada jaman modern seperti sekarang ini tuntutan masyarakat terhadap layanan informasi juga mengalami perkembangan termasuk sistem pengelolaan arsip secara elektronik yang profesional dan handal. Hal ini juga perlu dilakukan dalam rangka terwujudnya aparatur pemerintah yang demokratis, netral, profesional, efisien, efektif, berkeadilan, bersih, terbuka, partisipatif dan tanggap terhadap aspirasi masyarakat.
Kegiatan Sosialisasi Perpustakaan Proklamator Bung Karno pada Selasa, 12 Maret 2019. Peserta Sosialisasi berjumlah 300 orang peserta terdiri dari para pelajar, kepala sekolah, guru, pustakawan, PNS / Aparatur Negara, budayawan, tokoh masyarakat/adat. Dalam acara tersebut Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai narasumber. Pada sesi diskusi Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno yaitu Bapak Drs. Hartono, SS.M.Hum menyampaikan presentasi Sosialisasi Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan Nasionalisme Indonesia. Dari Kepala Dinas Kearsipan dan Provinsi Jawa Tengah yang diwakili Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan Bapak Drs. Nugroho,MM menyampaikan pesentasi Strategi dan Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Dalam Mencerdaskan Bangsa Serta Membangun Semangat Nasionalisme Indonesia.
Menurut Kepala Perpustakaan Nasional RI, Program ini merupakan agenda tahunan yang bertujuan untuk menguatkan rasa Nasionalisme kepada generasi muda dan masyarakat. Selain itu juga kegiatan ini diharapkan sebagai moment reflektif untuk mengungkap kembali konsep – konsep pemikiran dan idealisme, patriotisme, serta perjuangan Bung Karno dalam memerdekakan bangsanya.
Selain itu juga kegiatan ini diharapkan sebagai moment reflektif untuk mengungkap kembali konsep konsep pemikiran dan idealisme, patriotisme, serta perjuangan Bung Karno dalam memerdekakan bangsanya.
Ada sebuah pepatah “We become the books we read.” Makna bebasnya, kebiasaan membaca itu dapat mempengaruhi seseorang. Kalau yang dibaca itu negatif, membuat perilaku seseorang negatif pula; dan sebaliknya. membaca buku tentang ilmu, memandu seseorang berilmu, membaca kitab suci mengajarkan orang tentang kesucian, membaca buku akhlak mengajarkan tentang berakhlak yang baik.
Kalau seseorang membaca satu buku, pikirannya hanya sebatas buku itu, cara pandangnya tidak luas. Pengetahuan yang dikuasai terbatas. Cara berpikirnya hanya ada dari satu buku saja. Akan lebih celaka, bila yang ada di buku itu dianggap satu-satunya kebenaran. Sebaiknya seseorang membaca banyak buku, agar ia memiliki banyak pilihan pandangan. Pikirannya menjadi terbuka, tahu macam-macam tema, mengenali kronologi dan dapat memetakan sesuatu hal secara komprehensif. Ini menyebabkan ilmu pengetahuan tumbuh, berkembang, luas dan dalam, menghasilkan kearifan dan kesalehan seseorang.
Manfaat membaca dalam pengertian luas dapat memandu memahami fenomena alam dan sekitarnya. Ini dapat menghasilkan kearifan seseorang, yakni senantiasa mengendalikan diri, hati-hati dan rendah hati dalam bersikap dan berperilaku untuk membaca gejala perubahan.
Masing – masing PD wajib melakasanakan Forum Perangkat Daerah dalam rangka penajaman target kinerja sasaran, program dan kegiatan, serta lokasi dan kelompok sasaran kegiatan dalam Rancangan Renja PD bersama pemangku kepentingan termasuk pelibatan Pusat, Bappeda, DPRD, Akademisi, Praktisi, Keterwakilan Komunitas, dan lain – lain sesuai tupoksi Perangkat Daerah. Dalam diskusi semua unsur / peserta dapat memberikan masukan dan saran yang kontruktif didalam menyempurnakan Rancangan Awal RKPD dan Renja OPD tahun 2020. Anggota Komisi A DPRD Provinsi Jawa Tengan Dr. Bambang Joyo Supeno, SH, M.Hum memberikan arahan diantaranya peningkatan SDM kearsipan dan perpustakaan tidak hanya kuantitas tetapi juga kualitas.
Merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) sebagai upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakkan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan. Untuk mencapai tataran yang lebih tinggi dari tujuan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip perlu dikembangkan kesadaran akan pentingnya pemeliharaan dan perawatan arsip yang dimulai dari level terbawah di masyarakat, yaitu lingkungan keluarga. Jawa Tengah dengan jumlah penduduk 34,26 juta penduduk, di mana 10,7 juta penduduknya adalah pengakses internet yang menggunakan Mobile Phone, maka Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dituntut untuk lebih berinovasi dalam memberikan pelayan kepada masyarakat dalam pengelolaan dan pelestarian arsip. Dengan semakin bertambahnya jumlah penduduk maka akan jumlah arsip yang tercipta akan semakin bertambah, hal itu akan berimbas pada semakin besarnya biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan pengelolaan dan pelestarian arsip masyarakat apabila dilakukan masih dengan cara-cara konvensional. Belum lagi apabila terjadi bencana alam seperti banjir, kebakaran, Gunung meletus dan sebagainya. Maka Back up data atau arsip masyarakat yang rusak ataaupun hilang pasti akan banyak menimbulkan kendala dan memakan banyak biaya serta butuh waktu yang lama untuk merestorasinya.
Melihat permasalahan-permasalahan dan kondisi riil yang ada di masyarakat Jawa Tengah, Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berinovasi memanfaatkan Media Informasi dan Teknologi yang berkembang saat ini untuk memberikan pelayanan kearsipan kepada masyarakat dengan membuat sebuah aplikasi arsip masyarakat Jawa Tengah dengan harapanbahwa aplikasi ini dapat meningkatkan kesadaran pentingnya arsip bagi masyarakat. Sebelum aplikasi arsip elektronik masyarakat Jawa Tengah ini di Launching secara resmi, telah dilaksanakan sosialisasi dalam rangka memberikan wawasan kepada masyarakat akan pentingnya arsip dengan memperkenalkan aplikasi arsip keluarga melalui teknologi mobile dan melakukan penyimpanan arsip-arsip penting keluarga ke dalam aplikasi, Dalam perkembangannya, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam upayanya memasyarakatkan sadar tertib arsip, kemudian secara resmi pada hari ini tanggal 5 Maret 2019 melaunching Aplikasi Arsip Elektronik Masyarakat (Arsip Emas) untuk masyarakat di Jawa Tengah yang dapat di akses melalui Google Play Store dan di download seperti aplikasi-aplikasi lainnya melalui handphone berbasis android. Aplikasi ini bertujuan agar masyarakat lebih sadar akan pentingnya penyimpanan dan pemeliharaan arsip penting yang bisa dilakukan secara mandiri, mudah dalam penyimpanan dan pencetakan kembali serta dengan biaya yang relatif terjangkau sehingga terwujud gerakan sadar tertib arsip masyarakat Jawa Tengah.
