Monthly Archives: February 2019

PADANG – Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik tingkat pusat maupun tingkat daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan.

Pengawasan Kearsipan meliputi tahapan proses kegiatan pengawasan kearsipan terhadap penyelenggaraan kearsipan pada Lembaga Negara/Kementerian/Non Kementrian, Pemerintahan Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota yang telah dilakukan dengan audit kearsipan yang menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam aspek-aspek penyelenggaraan kearsipan yang melahirkan rekomendasi untuk ditindak lanjuti oleh obyek pengawasan guna terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang memenuhi prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

Arsip Nasional RI pada siang hari ini RabuTanggal 27 Februari 2019 di Kota Padang Provinsi Sumatera Barat, melaksanakan acara Rapat Koordinasi Evaluasi Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2019, untuk mengetahui sampai sejauh mana perkembangan kualitas penyelenggaraan kearsipan di masing-masing K/L dan Pemerintah Daerah (Provinsi dan Kabupaten/Kota).

Merupakan bukti dan komitmen lembaga pembina kearsipan nasional untuk memberikan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan. Hal ini dikuatkan dengan diterbitkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah. Peraturan Menteri tersebut mengatur bahwa Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan merupakan salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi. Dengan harapan agar bangsa ini mendapatkan potret penyelenggaraan kearsipan, yang tentunya akan terus kita tingkatkan kualitasnya dari waktu ke waktu.

Dalam kegiatan tersebut diserahkan oleh Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata laksana Ibu Rini Widyantini, SH., MPM sebagai wakil dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi penghargaan kearsipan kepada Kementerian, Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan Pemerintahan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota dengan kategori sangat baik dan baik berdasarkan hasil pengawasan kearsipan eksternal, serta menyerahkan Laporan Audit Kearsipan Eksternal Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan Pemerintahan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.

Selain itu dilakukan juga penyerahan Akreditasi Kearsipan dimana merupakan rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuan formal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terhadap kelayakan dan mutu penyelenggaraan kearsipan oleh unit kearsipan, lembaga kearsipan, serta lembaga penyelenggara jasa dan diklat kearsipan sesuai prinsip, standar dan kaidah kearsipan yang ditetapkan dalam Keputusan dan Sertifikat Akreditasi Kearsipan oleh Kepala ANRI.

Pemerintah Provinsi Jawa Tengah merupakan satu-satunya Pemerintah Provinsi di seluruh Indonesia yang memperoleh penghargaan dengan kualifikasi “Sangat Baik” dengan perolehan nilai 92,20 hasil Pengawasan Kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI pada Tahun 2018.

Hasil audit tingkat Pemerintah Provinsi secara nasional sebagai berikut:

1. 1 (satu) instansi mendapatkan predikat Sangat Baik (Pemerintah Provinsi Jawa Tengah – 2,9%)
2. 11 instansi mendapatkan predikat Baik (32,3%)
3. 6 instansi mendapatkan predikat Cukup (17,6%)
4. 6 instansi mendapatkan predikat Kurang (17,6%)
5. 10 instansi mendapatkan predikat Buruk (29,4%)

          Penghargaan hasil audit Pemerintah Provinsi Jawa Tengah diterima secara langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, mewakili Bapak Gubernur Jawa Tengah.

Dengan diterimanya penghargaan pengawasan/audit eksternal Pemerintah Provinsi Jawa Tengah memperoleh predikat “sangat baik”, kedepan kriteria tersebut tetap dapat dipertahankan dan ditingkatkan nilainya, selanjutnya diikuti audit internal Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah dengan hasil “baik dan sangat baik”, dan diharapkan dapat diikuti lembaga kearsipan Kabupaten/Kota di Jawa Tengah.

Magelang – Sosialisasi Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) terus dilakukan di sekolah-sekolah. Setelah sebelumnya menggelar sosialisasi di SMKN 2 Kota Pekalongan, Senin (25/2/2019), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah kembali menyelenggarakan sosialisasi GNSTA di SMAN 1 Kota Magelang.

Kepala Dinas Arpus Provinsi Jateng Prijo Anggoro BR menjelaskan, arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah organisasi/ sekolah, terutama arsip dinamis aktif. Karenanya, keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga benar-benar menunjukkan peran sebagai pendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personel dalam sekolah tersebut.

“Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut,” terangnya.

Ditambahkan, setiap arsip mempunyai kegunaan yang berbeda-beda. Dia menunjuk contoh arsip sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Yang termasuk arsip sekolah di antaranya Buku Induk Siswa yang mencatat identitas seluruh siswa secara terperinci, meliputi data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, dan sebagainya.

“Dalam buku induk terdapat data-data yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam pembuatan keputusan. Misalnya menentukan siswa yang dapat menerima dana bantuan sekolah, sebagai evaluasi untuk mengetahui perkembangan jumlah siswa dari tahun ke tahun,” beber Prijo.

Pengelolaan arsip di lingkungan sekolah yang baik, katanya, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

“Pengelolaan arsip yang tepat akan menciptakan administrasi sekolah yang benar, sehingga dapat menunjang efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah,” tandasnya.

Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ditentukan oleh kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip yang didukung dengan sumber daya kearsipan dalam bingkai sistem kearsipan nasional.

Dalam rangka mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang telah dicanangkan oleh Menteri Aparatur Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN & RB) sebagai gerakan penyadaran kepada seluruh birokrat pemerintahan tentang arti pentingnya pengelolaan arsip sejak tercipta, maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berupaya meningkatkan kesadaran dalam mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di dunia pendidikan seperti sekolah, khususnya di SMAN dan SMKN yang sejak tahun 2017 telah menjadi kewenangan provinsi, agar lebih mengenal manfaat arsip dan kearsipan serta berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai lembaga kearsipan di daerah, bertanggung jawab melaksanakan pembinaan kearsipan di sekolah agar melaksanakan tata kelola arsip di lingkungan sekolah.

Petugas Pengelola Arsip di Sekolah perlu mengetahui kegiatan pengelolaan kearsipanmulai dari penciptaan, pemeliharaan sampai pada penyusutan arsip di lingkungan sekolah. Masih banyak sekolah yang belum melaksanakan tertib administrasi secara optimal sehingga banyak kasus arsip sekolah yang hilang/rusak. Oleh karena itu, dilakukan kegiatan Sosialisasi Kearsipan pada tanggal 14 Pebruari 2019 di Gedung Aula SMKN 2 Kota PekalonganJl. Angkatan 66 No. 90 Pekalongan, Pasir Kraton Kramat, Kec. Pekalongan Barat, Kota Pekalongandengan tema “Peningkatan SDM Kearsipan dalam mendukung Tertib Arsip Sekolah”.

Tujuan dilaksanakannya Sosialisasi Kearsipan ini adalah:

1. Masyarakat, khususnya Sekolah Menengah Atas Negeri danSekolah Menengah Kejuruan Negeri dapat mengetahui keberadaan atau eksistensi Lembaga Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
2. Masyarakat mengetahui kegiatan Kearsipan yang dilaksanakan, baik didalam maupun diluar Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
3. Peserta, khususnya yang melakukan pengelolaan arsip di lingkungan sekolah mengetahui dan memahami regulasi dan Pedoman Pengelolaan Arsip.

Sasaran Kegiatan Sosialisasi Kearsipan adalah SMAN dan SMKN di  Jawa Tengah  menjadi terampil dalam mengelola administrasi dan arsip sekolah.

Pemerintah atau sekolah, pada hakekatnya adalah pelayan masyarakat bertugas melayani masyarakat. Sekolah  berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan publik yang baik dan profesional sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.

Era keterbukaan informasi publik sekarang, maka kita sebagai abdi masyarakat dituntut untuk dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan sebaik-baiknya dan secepat-cepatnya. Dengan pelayanan yang baik dan cepat maka masyarakat akan mendapatkan jalan keluar atas apa yang menjadi keluhan maupun permasalahan yang dihadapinya.

Sosialisasi Kearsipan bagi SMKN/SMAN telah dilaksanakan 2 (dua) kali dengan jumlah peserta setiap event adalah 100  orang:

1. Sosialisasi Kearsipan di Kabupaten Kendal tanggal 27 Maret 2018.
2. Sosialisasi Kearsipan di Kota Surakarta tanggal 10 Oktober 2018.

Pada kesempatan itu, kami juga telah melaksanakan:

1. Bimbingan Teknis Kearsipan di 70 SMKN/SMAN pada tahun 2017.
2. Bimbingan Teknis Kearsipan di 141 SMKN/SMAN dan 39 SLBN pada tahun 2018.

Pada tahun 2019 ini, telah terprogram pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:

1. Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Pengelola Arsip SMAN/SMKN sebanyak 180 orang pada bulan April.
2. Monitoring/Evaluasi  Kearsipan bagi SMKN/SMAN/SLBN sebanyak 100 sekolah yang telah mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan.
3. Pembinaan Kearsipan bagi SMAN/SMKN dan SLBN khususnya yang telah  mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan.
4. Membangun Aplikasi Pengelolaan Arsip dan pelatihan bagi SMAN/SMKN/SLBN secara bertahap sebanyak 80 orang.

Masalah pengelolaan arsip di lingkungan sekolah segera terwujud dengan baik mengingat pengelolaan arsip yang baik, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.