Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ditentukan oleh kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip yang didukung dengan sumber daya kearsipan dalam bingkai sistem kearsipan nasional.
Dalam rangka mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang telah dicanangkan oleh Menteri Aparatur Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN & RB) sebagai gerakan penyadaran kepada seluruh birokrat pemerintahan tentang arti pentingnya pengelolaan arsip sejak tercipta, maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berupaya meningkatkan kesadaran dalam mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di dunia pendidikan seperti sekolah, khususnya di SMAN dan SMKN yang sejak tahun 2017 telah menjadi kewenangan provinsi, agar lebih mengenal manfaat arsip dan kearsipan serta berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai lembaga kearsipan di daerah, bertanggung jawab melaksanakan pembinaan kearsipan di sekolah agar melaksanakan tata kelola arsip di lingkungan sekolah.
Petugas Pengelola Arsip di Sekolah perlu mengetahui kegiatan pengelolaan kearsipanmulai dari penciptaan, pemeliharaan sampai pada penyusutan arsip di lingkungan sekolah. Masih banyak sekolah yang belum melaksanakan tertib administrasi secara optimal sehingga banyak kasus arsip sekolah yang hilang/rusak. Oleh karena itu, dilakukan kegiatan Sosialisasi Kearsipan pada tanggal 14 Pebruari 2019 di Gedung Aula SMKN 2 Kota PekalonganJl. Angkatan 66 No. 90 Pekalongan, Pasir Kraton Kramat, Kec. Pekalongan Barat, Kota Pekalongandengan tema “Peningkatan SDM Kearsipan dalam mendukung Tertib Arsip Sekolah”.
Tujuan dilaksanakannya Sosialisasi Kearsipan ini adalah:
- Masyarakat, khususnya Sekolah Menengah Atas Negeri danSekolah Menengah Kejuruan Negeri dapat mengetahui keberadaan atau eksistensi Lembaga Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
- Masyarakat mengetahui kegiatan Kearsipan yang dilaksanakan, baik didalam maupun diluar Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
- Peserta, khususnya yang melakukan pengelolaan arsip di lingkungan sekolah mengetahui dan memahami regulasi dan Pedoman Pengelolaan Arsip.
Sasaran Kegiatan Sosialisasi Kearsipan adalah SMAN dan SMKN di Jawa Tengah menjadi terampil dalam mengelola administrasi dan arsip sekolah.
Pemerintah atau sekolah, pada hakekatnya adalah pelayan masyarakat bertugas melayani masyarakat. Sekolah berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan publik yang baik dan profesional sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
Era keterbukaan informasi publik sekarang, maka kita sebagai abdi masyarakat dituntut untuk dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan sebaik-baiknya dan secepat-cepatnya. Dengan pelayanan yang baik dan cepat maka masyarakat akan mendapatkan jalan keluar atas apa yang menjadi keluhan maupun permasalahan yang dihadapinya.
Sosialisasi Kearsipan bagi SMKN/SMAN telah dilaksanakan 2 (dua) kali dengan jumlah peserta setiap event adalah 100 orang:
- Sosialisasi Kearsipan di Kabupaten Kendal tanggal 27 Maret 2018.
- Sosialisasi Kearsipan di Kota Surakarta tanggal 10 Oktober 2018.
Pada kesempatan itu, kami juga telah melaksanakan:
- Bimbingan Teknis Kearsipan di 70 SMKN/SMAN pada tahun 2017.
- Bimbingan Teknis Kearsipan di 141 SMKN/SMAN dan 39 SLBN pada tahun 2018.
Pada tahun 2019 ini, telah terprogram pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:
- Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Pengelola Arsip SMAN/SMKN sebanyak 180 orang pada bulan April.
- Monitoring/Evaluasi Kearsipan bagi SMKN/SMAN/SLBN sebanyak 100 sekolah yang telah mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan.
- Pembinaan Kearsipan bagi SMAN/SMKN dan SLBN khususnya yang telah mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan.
- Membangun Aplikasi Pengelolaan Arsip dan pelatihan bagi SMAN/SMKN/SLBN secara bertahap sebanyak 80 orang.
Masalah pengelolaan arsip di lingkungan sekolah segera terwujud dengan baik mengingat pengelolaan arsip yang baik, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
