All posts by : admin-arpusda

Demi mewujudkan peningkatan kualitas dan menjamin penyediaan pelayanan publik sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan yang diamanatkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, diperlukan upaya strategis untuk mewujudkan cita-cita tersebut.

Penyelenggaraan pelayanan publik yang dilaksanakan oleh Provinsi Jawa Tengah  dari tahun ke tahun telah mengalami peningkatan. Namun, peningkatan pelayanan publik tersebut belum dapat memenuhi seluruh kebutuhan dan harapan masyarakat yang terus berkembang akibat pengaruh globalisasi dan perkembangan teknologi. Sehubungan dengan hal tersebut maka diperlukan upaya strategis yang mendukung percepatan dalam peningkatan kualitas pelayanan publik gunamemenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat.

Disamping itu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengamanatkan bahwa Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah lembaga  kearsipan berbentuk Perangkat Daerah (PD) yang memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip pemerintah daerah kabupaten/kota.

Pemerintah Daerah harus tanggap dan berperan secara aktif terhadap  informasi yang terekam dalam bentuk tekstual maupun non tekstual yang berkaitan dengan tugas pokok pemerintah daerah sehingga infomasi atau arsip tersebut mendukung gerak langkah jalannya pemerintahan.

Dengan demikian jelas, bahwa lembaga kearsipan kabupaten/kota bertanggung jawab atas penyelenggaraan kearsipan di kabupaten/kota meliputi keseluruhan kegiatan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Berkaitan dengan  hal  tersebut  di atas  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah  melalui kegiatan Publikasi Kearsipan menyelenggarakan Lomba Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/Kota Terbaik Tingkat Provinsi Jawa Tengah Tahun 2019 dengan tema “Peran Lembaga Kearsipan dalam Pelayanan Prima Pemerintah Kabupaten/Kota kepada Masyarakat”

Maksud Kegiatan Lomba LKD ini adalah:

1. Terselenggaranya kesatuan langkah dan pemahaman dalam pelaksanaan kegiatan;
2. Tercapai penilaian lomba yang lancar dan objektif;
3. Terciptanya Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota dalam mewujudkan tertib arsip menuju Good Governance.

Tujuan:

1. Mendorong peran aktif lembaga kearsipan daerah guna membantu mewujudkan pelayanan publik yang murah, mudah dan cepat di Jawa Tengah;
2. Terciptanya tertib arsip sebagai cermin budaya bangsa;
3. Terwujudnya lembaga kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku;
4. Terwujudnya tertib arsip akan menjaga memori kolektif bangsa.

Sasaran kegiatan Lomba Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/Kota adalah terpilihnya LKD Kabupaten/Kota Terbaik di Tingkat Provinsi Jawa Tengah Tahun 2019.

Lomba LKD Kabupaten/Kota TerbaikTingkat Provinsi Jawa Tengah dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Pengiriman Data
   Dilaksanakan dengan mengirimkan Pedoman Pelaksanan Kegiatan Lomba kepada LKD Pemerintah Kabupaten/Kota guna pengisian pertanyaan dalam mengikuti tahapan seleksi administrasi.
2. Pengisian Data, Profil dan Pengirimannya.
   Pengisian data yang dibutuhkan oleh LKD Kabupaten/Kota dengan cara mengisikan aplikasi online kuesioner pada  website https://arpusda.jatengprov.go.id/kuesioner.
   
   Untuk mendukung kuesioner dimaksud, peserta lomba wajib melampirkan profil lembaga dengan kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir dalam bentuk film/Video/foto kegiatan LKD dan diupload melalui aplikasi pada websitehttps://arpusda.jatengprov.go.id/kuesioner dengan kapasitas 100 Mb.
   
   Pengiriman koesioner dan profil
   Koesioner dalam aplikasi online dicetak/print (sesuai petunjuk pengoperasional aplikasi) sejumlah 3 (tiga) set dan profil lembaga dalam 2 (dua) CD dengan kapasitas 100 Mb. dikirimkan ke Panitia Provinsi.
3. Seleksi Administrasi
   Seleksi administrasi, verifikasi kelengkapan syarat administrasi Lomba dan penilaian tahap I dilaksanakan oleh juri yang ditunjuk oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Menghasilkan 10 lembaga kearsipan kabupaten/kota untukmaju ke tahap selanjutnya
   Dari hasil penilaian  tahap I di atas maka ditetapkan  sejumlah 10 (sepuluh) LKD oleh yang berhak maju Penilaian Tahap II, yaitu Paparan dan Wawancara yang dilaksanakan pada hari ini Rabu tanggal 10 April 2019.
   Pada tahap ini, Tim Penilai melakukan penilaian terhadap 10 LKD dengan komponen penilaian sebagai berikut:NoKomponenUnsur1.Penyajian(25%)Tampilan bahan presentasi, Penguasaan materi presentasi, dan kejelasan jawaban2.Materi(75 %)
   1. Profil kelembagaan
   2. Analisis Permasalahan;
   3. Strategis kerja LKD
   4. Implementasi Gambaran Pelaksanaan
   5. Inovasi pelayanan primayang sudah dilaksanakan
    Peserta yang Maju Penilaian Tahap II terdiri dari:
   • •  
   • 1 orang Pemapar/Penyaji (Diutamakan pimpinan LKD);
   • 1 orang pendamping (Tim Teknis);
   • 1 orang Asisten Sorot/Operator.
4. Alokasi WaktuTotal waktu bagi setiap inovasi yang disajikan yaitu 25 menit, sebagai berikut:Pemaparan
5. Durasi presentasi selama 10 menit, terdiri dari:1). Slide show selama 7 menit, menyajikan :2). Video durasi 3 (tiga) menit (apabila terdapat video)Pemutaran video dapat dilakukan sebelum atau sesudah presentasi
6. Wawancara
7. Durasi 15 menit, yaitu sesi tanya jawab antara Tim Penilai Independen dengan presenter.

Penilaian Lapangan

Bagi 10 (sepuluh) LKD yang  telah mengikuti tahapan wawancara dan paparan akan dilakukan penilaian lapangan guna verifikasi data.

Penetapan Pemenang

Penetapan Pemenang Lomba LKD Kabupaten/Kota Terbaik Tingkat Provinsi Jawa Tengah ditentukan berdasarkan hasil akumulasi penilaian:

• Pengisian Kuesioner dan Profil
• Paparan dan wawancara
• Peninjauan lapangan, dan
• Aspek pendukung lainnya.

Pada awal pembukaan pendaftaran terkirim usulan sejumlah 31 (tiga puluh satu) lembaga kearsipan Kabupaten/kota dari 35 lembaga kerasipan Kabupaten/kota di Jawa Tengah. Dari 31 lembaga kearsipan kabupaten /kota tersebut, 4 kabupaten/kota tidak melanjutkan pengisian kuesioner (mundur), karena dalam aplikasi sistem nya masih kosong.

Dari jumlah yang diusulkan ke provinsi tersebut, masih terdapat 3 lembaga kearsipan Kabupaten/kota terlambat mengirimkan kuesioner secara sistem aplikasi elektronik.  jadi yang dinilai dalam tahapan administrasi sejumlah 24 Kabupaten/kota.

Perlu kami sampaikan bahwa sistem pada tahun ini adalah baru pertama kali di laksanakan, yang pada tahun 2018 kemarin masih menggunakan manual dengan cara pengiriman kurir dan pos.

Dari 24 proposal yang di seleksi administrasi dan kuesioner oleh tim penilai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sejumlah 5 orang, menetapkan 10 (sepuluh) lembaga kearsipan kabupaten/kota maju ketahap selanjutnya yaitu tahapam seleksi presentasi dan wawancara.

Pada hari rabu tanggal 10 April 2019 (saat ini masih berlangsung), dilaksanakan seleksi presentasi dan wawancara yang diikuti oleh 10 Lembaga Kearsipan Kabupaten/kota dan akan diambil 6 terbaik (juara 1, 2, 3, harapan 1, harapan 2 dan harapan 3) dengan terlebih dahulu dilaksanakan cek kondisi lapangan.

Ke 10 lembaga kearsipan Kabupaten/kota tersebut adalah :

Juri dalam seleksi Proposal dan wawancara ini adalah unsur dari perguruan tinggi (undip), Pemerhati dan pakar pelayanan publik, pejabat dan Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah.

Kegiatan Lomba LKD Kabupaten/Kota Terbaik Tingkat Provinsi Jawa Tengah Tahun 2019 merupakan salah satu wujud kompetisi pengelola kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah kepada  Pemerintah Daerah dengan menekankan pada hasil pencapaian sesuai harapan dan peningkatan kualitas layanan publik. Dengan demikian akan memperlihatkan Dinas Kearsipan dan perpustakaan terbaik di Jawa Tengah yang nantinya akan menjadi LKD percontohan dan akan mewakili Lomba LKD Tingkat Nasional.

Ke-23 kalinya Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah bekerjasama dengan Dinas Arsip Dan Perpustakaan Kota Semarang, dan 3G Production menyelenggarakan pameran buku di Kota Semarang. Pameran Buku yang bertajuk “Festival Sejuta Buku Jateng 2019” ini diselenggarakan pada tanggal 03 – 09 April 2019 mulai pukul 09.00 – 21.00 WIB bertempat di Gedung Wanita Jalan Sriwijaya No.29 Semarang

Secara resmi pameran buku adakan dibuka oleh Setda Jawa Tengah Dr. Ir. Sri Puryono K.S, MP pada hari ini kamis, 4 April 2019. Namun, pengunjung sudah dapat berkunjung sejak hari Rabu pagi. Soft Opening pembukaan pameran dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 3 April 2019 pada Pukul 09.00 WIB yang akan dibuka oleh kepala Three G Production, Hinu OS dan dihadiri perwakilan penerbit dan pengisi acara.

Pada Hari pertama akan diselenggarakan lomba menyanyi kategori A (kelas 4-6 SD) dan lomba menyanyi kategori B (kelas 1 – 3 SMP). Pada malam harinya akan ada acara Ngobrol Asik bertajuk “Malam Pelajar Masa Kini”. Para pelajar Se-kota Semarang akan unjuk gigi memamerkan kebisaanya di panggung utama pameran buku. Para penampil antara lain : Sulap oleh lang Satya Negara mahasiswa Udinus Semarang, Melayu Singer live perform dari Tia Sahfira duta Udinus 2016, pantomim siswa SDN 1 Srondol, Freestyle football dari komunitas Semarang Freestyle football dan ditutup Dance Aldi Krisnawan dan kawan-kawan.

Pameran yang diikuti 300 penerbit nasional ini bertema “Pandora Ilmu”. Tema tersebut memiliki arti bahwa Pandora Ilmu itu misteri yang tidak terbatas. Semakin digali misterinya maka akan semakin banyak misteri lain yang belum terungkat, semakin banyak hal baru yang kita dapatkan, semakin kita merasa banyak tidak tahu banyak hal. Membaca pun demikian, semakin banyak hal yang kita baca, semakin banyak pengetahuan kita dapatkan, semakin kita sadar bahwa lebih banyak hal yang belum kita ketahui, hal yang membuat kita semakin ingin membaca, dan membaca lagi, itulah misteri pengetahuan.

Pameran buku ini sangat lengkap, tersedia semua buku untuk seluruh lapisan masyarakat, mulai dari buku anak-anak, buku pelajaran, buku materi kuliah, hingga buku bisnis dan ekonomi serta buku-buku lainnya. Selain itu juga ada berbagai komunitas yang turut serta memeriahkan acara pameran. Pengunjung tidak dikenakan biaya masuk alias gratis. Setiap pengunjung yang berbelanja akan berkesempatan mendapatkan doorprize dna undian menarik setiap harinya. Mari ajak teman dan keluarga berkunjung ke Pameran Buku “Festival Sejuta Buku Jateng 2019”

Semarang, Pelaksanaan Apel Pagi di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah diwarnai dengan kebersamaan yang sangat erat. Ibu Sumarni yg merupakan Pustakawan pada Dinas Arpus ini memasuki purna tugas pada 1 April 2019. Keseharian Ibu Sumarni ini menjadi Pustakawan pada Bidang Pengelolaan Perpustakaan yang beralamat pada Jl Sriwijaya No.29A Semarang. Selain pelepasan tersebut, beberapa Pegawai Dinas Arpus mengalami kenaikan pangkat. Disamping itu semua pegawai yg berulang tahun pada bulan maret juga diberikan ucapan selamat oleh Kepala Dinas Arpus Prijo Anggoro B.R beserta jajarannya dan semua pegawai dilingkungan Dinas Arpus. “Bekerja harus dengan perasaan yg senang agar mendapatkan hasil yang maksimal”, ucap Bp Prijo Anggoro. Beliau mengapresiasi atas prestasi – prestasi yang diperoleh Dinas Arpus. Dalam acara dilantai 4 setelah apel pagi ini, saya harap Ibu Sumarni dan pegawai yang berulang tahun satu meja dengan saya, tandas Bp Kadinas Arpus. Sekali lagi Selamat kepada Ibu Sumarni dan Teman2 yang mengalami kenaikan pangkat serta yg juga berulang tahun pada bulan maret.

Rakor tindak lanjut hasil pengawasan arsip internal Provinsi Jawa Tengah tahun 2018 pada 19 Maret 20019 di Hotel Kesambi Hijau Semarang. Narasumber pertama Bapak Rudi Anton,SH.MH  (Kepala pusat akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia) dengan menyampaikan materi “Kebijakan Pengawasan Kearsipan Nasional Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan Daerah” dan narasumber kedua Sodikin,S.Sos.M.Si kepala seksi pengembangan pegawai dengan menyampaikan Materi “Pemenuhan SDM Kearsipan/Arsiparis Pada Perangkat Daerah”.

Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik.Negara hadir untuk mewujudkan tata kelola kearsipan modern.Guna mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan melalui tahapan-tahapan perencanaan program pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan. Audit dilakukan supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit. Tujuan (pengawas kearsipan) bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik. Pengawasan kearsipan merupakan kegiatan pengawasan terhadap objek pengawasan pengelolaan kearsipan di Perangkat Daerah, utamanya pengawasan arsip internal. Pengawasan internal dilaksanakan Dinaspusda terhadap Perangkat Daerah (pencipta arsip) berkaitan dengan ketaatan terhadap PP & UU. Dalam pengelolaan Arsip Dinamis membutuhkan SDM, Sarana & Prasarana, dan sumber daya lain. Empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang harus dilakukan Perangkat Daerah Yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Sistem Klasifikasi Keamanan. Penyebab pengelolaan arsip yang kurang baik berkaitan dengan adanya kualitas SDM, minimnya sarana & prasarana, dan lainnya (sumber daya lain). Adanya audit & pengawasan kearsipan dapat mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta per UU. Supaya terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan & menjaga memori bangsa. Berkaitan dengan hasil audit terhadap pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah di Jawa Tengah pada tahun 2019 akan ada perubahan penilaian sehingga Perangkat Daerah harus berbenah, karena pada tahun 2019 ini yang di audit bkan hanya kesisteman arsip saja tetapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Semakin besar anggaran, dan semakin banyak kegiatan/program, maka arsip yang tersedia harus semakin banyak yang disajikan/tersedia karena banyak arsip yang tercipta sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja. Kita masih cukup prihatin karena komitmen pimpinan Perangkat Daerah terhadap kearsipan masih rendah.

Arsip sangat penting dalam pengamanan aset Institusi dan sebagai bahan pembuktian baik secara de facto maupun/ de jure. Arsip yang dikelola oleh Perangkat Daerah adalah arsip negara, oleh karena itu dalam pemusnahan arsip harus mendasarkan pada regulasi. Output tindak  lanjut pengawasan arsip adalah melahirkan pengelolaan arsip baik secara fisik, isi informasi utuh dan terkoneksi secara online. Pengelolaan secara fisik dan elektronik perlu dilakukan secara komprehensif (kaffah). Pengelolaan arsip butuh komitmen dari pimpinan & konsistensi pelaksana. Tindak lanjut adalah perlu sinergi & sinkronisasi dalam pengelolaan arsip daalm tingkat teknis diantara perlunya bintek-bintek pemberkasan. Berkaitan dengan jabatan fungsional arsiparis sebenarnya sudah ada kepastian pengembangan karier dalam jabatan terebut. BKD berharap jabatan fungsional merupakan pilihan karier yang diminati.

Kita berharap karena minimnya kuantitas arsiparis, maka pada formasi PNS & P3K segera dinuka dan diprioritaskan serta diimplementasikan untuk jabatan fungsional arsiparis. Strategi penambahan arsiparis melalui tawaran impassing, tawaran dari jabatan lain, pengangkatan kembali dan mutasi dari instansi lain.Perangkat Daerah harus memiliki Arsiparis maupun pengelola kearsipan yang tidak dibebani pekerjaan lainPerangkat Daerah yang sudah memiliki Arsiparis jangan dimutasi ke tupoksi selain kearsipan

Kemajuan TIK ini dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja pelayanan di bidang kearsipan meliputi : sejak arsip tercipta, disimpan, dipelihara sampai dengan dilayankan kepada pengguna. Temu Arsiparis Se-Jawa Tengah dalam tema “Arsiparis Menghadapi Era Revolusi Industri 4.0”

Revolusi industri 4.0 dan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) saat ini membawa dampak yang begitu besar dalam berbagai aspek kehidupan. Revolusi industri 4.0 merupakan era baru pada masa globalisasi yang banyak menggunakan teknologi virtual dan digital. Keberadaan revolusi industri 4.0 ditandai dengan perpaduan teknologi yang mengaburkan batas antara bidang fisik, digital, dan biologis.

Pada era globalisasi dan revolusi industri 4.0 yang berdampak pada semua aspek kehidupan, berpengaruh juga di bidang manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan memiliki peran penting dalam mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan pemerintahan yang baik dan benar serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Penyelenggaraan kearsipan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu.

Perkembangan global yang luar biasa termasuk sistem pengelolaan arsip berpengaruh pada digitalisasi kearsipan dengan munculnya alat – alat informasi dan komunikasi seperti internet, email, gadget/smartphone, dan lain – lain. Kemajuan TIK ini dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja pelayanan di bidang kearsipan meliputi : sejak arsip tercipta, disimpan, dipelihara sampai dengan dilayankan kepada pengguna (user).

Pada jaman modern seperti sekarang ini tuntutan masyarakat terhadap layanan informasi juga mengalami perkembangan termasuk sistem pengelolaan arsip secara elektronik yang profesional dan handal. Hal ini juga perlu dilakukan dalam rangka terwujudnya aparatur pemerintah yang demokratis, netral, profesional, efisien, efektif, berkeadilan, bersih, terbuka, partisipatif dan tanggap terhadap aspirasi masyarakat.

Kegiatan Sosialisasi Perpustakaan Proklamator Bung Karno pada Selasa, 12 Maret 2019. Peserta Sosialisasi berjumlah 300 orang peserta terdiri dari para pelajar, kepala sekolah, guru, pustakawan, PNS / Aparatur Negara, budayawan, tokoh masyarakat/adat. Dalam acara tersebut Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai narasumber. Pada sesi diskusi Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno yaitu Bapak Drs. Hartono, SS.M.Hum menyampaikan presentasi Sosialisasi Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan Nasionalisme Indonesia. Dari Kepala Dinas Kearsipan dan Provinsi Jawa Tengah yang diwakili Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan Bapak Drs. Nugroho,MM menyampaikan pesentasi Strategi dan Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Dalam Mencerdaskan Bangsa Serta Membangun Semangat Nasionalisme Indonesia.

Menurut Kepala Perpustakaan Nasional RI, Program ini merupakan agenda tahunan yang bertujuan untuk menguatkan rasa Nasionalisme kepada generasi muda dan masyarakat. Selain itu juga kegiatan ini diharapkan sebagai moment reflektif untuk mengungkap kembali konsep – konsep pemikiran dan idealisme, patriotisme, serta perjuangan Bung Karno dalam memerdekakan bangsanya.

Selain itu juga kegiatan ini diharapkan sebagai moment reflektif untuk mengungkap kembali konsep konsep pemikiran dan idealisme, patriotisme, serta perjuangan Bung Karno dalam memerdekakan bangsanya.

Ada sebuah pepatah “We become the books we read.” Makna bebasnya, kebiasaan membaca itu dapat mempengaruhi seseorang. Kalau yang dibaca itu negatif, membuat perilaku seseorang negatif pula; dan sebaliknya. membaca buku tentang ilmu, memandu seseorang berilmu, membaca kitab suci mengajarkan orang tentang kesucian, membaca buku akhlak mengajarkan tentang berakhlak yang baik. 

Kalau seseorang membaca satu buku, pikirannya hanya sebatas buku itu, cara pandangnya tidak luas. Pengetahuan yang dikuasai terbatas. Cara berpikirnya hanya ada dari satu buku saja. Akan lebih celaka, bila yang ada di buku itu dianggap satu-satunya kebenaran. Sebaiknya seseorang membaca banyak buku, agar ia memiliki banyak pilihan pandangan. Pikirannya menjadi terbuka, tahu macam-macam tema, mengenali kronologi dan dapat memetakan sesuatu hal secara komprehensif. Ini menyebabkan ilmu pengetahuan tumbuh, berkembang, luas dan dalam, menghasilkan kearifan dan kesalehan seseorang.

Manfaat membaca dalam pengertian luas dapat memandu memahami fenomena alam dan sekitarnya. Ini dapat menghasilkan kearifan seseorang, yakni senantiasa mengendalikan diri, hati-hati dan rendah hati dalam bersikap dan berperilaku untuk membaca gejala perubahan. 

Masing – masing PD wajib melakasanakan Forum Perangkat Daerah dalam rangka penajaman target kinerja sasaran, program dan kegiatan, serta lokasi dan kelompok sasaran kegiatan dalam Rancangan Renja PD bersama pemangku kepentingan termasuk pelibatan Pusat, Bappeda, DPRD, Akademisi, Praktisi, Keterwakilan Komunitas, dan lain – lain sesuai tupoksi Perangkat Daerah. Dalam diskusi semua unsur / peserta dapat memberikan masukan dan saran yang kontruktif didalam menyempurnakan Rancangan Awal RKPD dan Renja OPD tahun 2020. Anggota Komisi A DPRD Provinsi Jawa Tengan Dr. Bambang Joyo Supeno, SH, M.Hum memberikan arahan diantaranya peningkatan SDM kearsipan dan perpustakaan tidak hanya kuantitas tetapi juga kualitas.

Merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) sebagai upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakkan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan. Untuk mencapai tataran yang lebih tinggi dari tujuan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip perlu dikembangkan kesadaran akan pentingnya pemeliharaan dan perawatan arsip yang dimulai dari level terbawah di masyarakat, yaitu lingkungan keluarga. Jawa Tengah dengan jumlah penduduk 34,26 juta penduduk, di mana 10,7 juta penduduknya adalah pengakses internet yang menggunakan Mobile Phone, maka Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dituntut untuk lebih berinovasi dalam memberikan pelayan kepada masyarakat dalam pengelolaan dan pelestarian arsip. Dengan semakin bertambahnya jumlah penduduk maka akan jumlah arsip yang tercipta akan semakin bertambah, hal itu akan berimbas pada semakin besarnya biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan pengelolaan dan pelestarian arsip masyarakat apabila dilakukan masih dengan cara-cara konvensional. Belum lagi apabila terjadi bencana alam seperti banjir, kebakaran, Gunung meletus dan sebagainya. Maka Back up data atau arsip masyarakat yang rusak ataaupun hilang pasti akan banyak menimbulkan kendala dan memakan banyak biaya serta butuh waktu yang lama untuk merestorasinya.

Melihat permasalahan-permasalahan dan kondisi riil yang ada di masyarakat Jawa Tengah, Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berinovasi memanfaatkan Media Informasi dan Teknologi yang berkembang saat ini untuk memberikan pelayanan kearsipan kepada masyarakat dengan membuat sebuah aplikasi arsip masyarakat Jawa Tengah dengan harapanbahwa aplikasi ini dapat meningkatkan kesadaran pentingnya arsip bagi masyarakat. Sebelum aplikasi arsip elektronik masyarakat Jawa Tengah ini di Launching secara resmi, telah dilaksanakan sosialisasi dalam rangka memberikan wawasan kepada masyarakat akan pentingnya arsip dengan memperkenalkan aplikasi arsip keluarga melalui teknologi mobile dan melakukan penyimpanan arsip-arsip penting keluarga ke dalam aplikasi, Dalam perkembangannya, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam upayanya memasyarakatkan sadar tertib arsip, kemudian secara resmi pada hari ini tanggal 5 Maret 2019 melaunching Aplikasi Arsip Elektronik Masyarakat (Arsip Emas) untuk masyarakat di Jawa Tengah yang dapat di akses melalui Google Play Store dan di download seperti aplikasi-aplikasi lainnya melalui handphone berbasis android. Aplikasi ini bertujuan agar masyarakat lebih sadar akan pentingnya penyimpanan dan pemeliharaan arsip penting yang bisa dilakukan secara mandiri, mudah dalam penyimpanan dan pencetakan kembali serta dengan biaya yang relatif terjangkau sehingga terwujud gerakan sadar tertib arsip masyarakat Jawa Tengah.

PADANG – Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik tingkat pusat maupun tingkat daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan.

Pengawasan Kearsipan meliputi tahapan proses kegiatan pengawasan kearsipan terhadap penyelenggaraan kearsipan pada Lembaga Negara/Kementerian/Non Kementrian, Pemerintahan Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota yang telah dilakukan dengan audit kearsipan yang menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam aspek-aspek penyelenggaraan kearsipan yang melahirkan rekomendasi untuk ditindak lanjuti oleh obyek pengawasan guna terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang memenuhi prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

Arsip Nasional RI pada siang hari ini RabuTanggal 27 Februari 2019 di Kota Padang Provinsi Sumatera Barat, melaksanakan acara Rapat Koordinasi Evaluasi Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2019, untuk mengetahui sampai sejauh mana perkembangan kualitas penyelenggaraan kearsipan di masing-masing K/L dan Pemerintah Daerah (Provinsi dan Kabupaten/Kota).

Merupakan bukti dan komitmen lembaga pembina kearsipan nasional untuk memberikan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan. Hal ini dikuatkan dengan diterbitkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah. Peraturan Menteri tersebut mengatur bahwa Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan merupakan salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi. Dengan harapan agar bangsa ini mendapatkan potret penyelenggaraan kearsipan, yang tentunya akan terus kita tingkatkan kualitasnya dari waktu ke waktu.

Dalam kegiatan tersebut diserahkan oleh Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata laksana Ibu Rini Widyantini, SH., MPM sebagai wakil dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi penghargaan kearsipan kepada Kementerian, Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan Pemerintahan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota dengan kategori sangat baik dan baik berdasarkan hasil pengawasan kearsipan eksternal, serta menyerahkan Laporan Audit Kearsipan Eksternal Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan Pemerintahan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.

Selain itu dilakukan juga penyerahan Akreditasi Kearsipan dimana merupakan rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuan formal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terhadap kelayakan dan mutu penyelenggaraan kearsipan oleh unit kearsipan, lembaga kearsipan, serta lembaga penyelenggara jasa dan diklat kearsipan sesuai prinsip, standar dan kaidah kearsipan yang ditetapkan dalam Keputusan dan Sertifikat Akreditasi Kearsipan oleh Kepala ANRI.

Pemerintah Provinsi Jawa Tengah merupakan satu-satunya Pemerintah Provinsi di seluruh Indonesia yang memperoleh penghargaan dengan kualifikasi “Sangat Baik” dengan perolehan nilai 92,20 hasil Pengawasan Kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI pada Tahun 2018.

Hasil audit tingkat Pemerintah Provinsi secara nasional sebagai berikut:

1. 1 (satu) instansi mendapatkan predikat Sangat Baik (Pemerintah Provinsi Jawa Tengah – 2,9%)
2. 11 instansi mendapatkan predikat Baik (32,3%)
3. 6 instansi mendapatkan predikat Cukup (17,6%)
4. 6 instansi mendapatkan predikat Kurang (17,6%)
5. 10 instansi mendapatkan predikat Buruk (29,4%)

          Penghargaan hasil audit Pemerintah Provinsi Jawa Tengah diterima secara langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, mewakili Bapak Gubernur Jawa Tengah.

Dengan diterimanya penghargaan pengawasan/audit eksternal Pemerintah Provinsi Jawa Tengah memperoleh predikat “sangat baik”, kedepan kriteria tersebut tetap dapat dipertahankan dan ditingkatkan nilainya, selanjutnya diikuti audit internal Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah dengan hasil “baik dan sangat baik”, dan diharapkan dapat diikuti lembaga kearsipan Kabupaten/Kota di Jawa Tengah.

Magelang – Sosialisasi Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) terus dilakukan di sekolah-sekolah. Setelah sebelumnya menggelar sosialisasi di SMKN 2 Kota Pekalongan, Senin (25/2/2019), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah kembali menyelenggarakan sosialisasi GNSTA di SMAN 1 Kota Magelang.

Kepala Dinas Arpus Provinsi Jateng Prijo Anggoro BR menjelaskan, arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah organisasi/ sekolah, terutama arsip dinamis aktif. Karenanya, keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga benar-benar menunjukkan peran sebagai pendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personel dalam sekolah tersebut.

“Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut,” terangnya.

Ditambahkan, setiap arsip mempunyai kegunaan yang berbeda-beda. Dia menunjuk contoh arsip sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Yang termasuk arsip sekolah di antaranya Buku Induk Siswa yang mencatat identitas seluruh siswa secara terperinci, meliputi data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, dan sebagainya.

“Dalam buku induk terdapat data-data yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam pembuatan keputusan. Misalnya menentukan siswa yang dapat menerima dana bantuan sekolah, sebagai evaluasi untuk mengetahui perkembangan jumlah siswa dari tahun ke tahun,” beber Prijo.

Pengelolaan arsip di lingkungan sekolah yang baik, katanya, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

“Pengelolaan arsip yang tepat akan menciptakan administrasi sekolah yang benar, sehingga dapat menunjang efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah,” tandasnya.