Wujudkan Layanan Prima Dengan Tertib Arsip Sekolah Di Jawa Tengah

Sejak tahun 2017  lingkungan sekolah khususnya SMAN dan SMKN menjadi kewenangan provinsi, Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai lembaga kearsipan bertanggungjawab dalam upaya meningkatkan kesadaran di bidang kearsipan telah menyelenggarakan kegiatan SOSIALISASI KEARSIPAN dengan mengusung tema “Peningkatan SDM Kearsipan yang Profesional dalam Mendukung Tertib Arsip Sekolah”  bertujuan agar petugas pengelola arsip sekolah mengetahui ilmu kearsipan, khususnya tentang pengelolaan arsip dinamis dari penciptaan arsip yang meliputi pembuatan dan penerimaan arsip , penggunaan dan pemeliharaan arsip yang meliputi pendistribusian dan perawatan, serta penyusutan arsip yang meliputi tahapan pemindahan, penyerahan dan pemusnahan.

Kegiatan sosialisasi kearsipan dengan target peserta 100 orang yang diikuti  beberapa sekolah, dilaksanakan pada tanggal 19 Februari 2020 di Aula Kantor Cabang Dinas Pendidikan Wilayah III Pati dengan narasumber sebagai berikut :

  1. Arsip Nasional RI sebagai pemapar Bapak Drs. R. Hanapi Mulyadi dengan tema “Peningkatan SDM Kearsipan yang Profesional dalam Mendukung Tertib Arsip Sekolah”
  2. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pemapar Bapak Kustrisaptono, S.Si, M.Pd, mengambil tema “Kebijakan Peningkatan Kapasitas SDM Kearsipan dalam Mewujudkan Tertib Arsip pada SMAN/SMKN di Jawa Tengah”
  3. Kepala Sekolah SMKN 1 Pati sebagai pemapar Bapak Wijanarko, S.Pd, M.Si mengambil sub tema “Implementasi Tertib Arsip di SMKN 1 Pati dalam Mewujudkan Layan Prima”

Sekolah sebagai lembaga pemerintah/swasta dibidang pendidikan yang bertujuan untuk mencerdaskan bangsa tentunya memerlukan tertib administrasi demi kelancaran jalannya organisasi. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu dilakukan pengelolaan arsip untuk menyelamatkan dan mengamankan arsip sebagai bahan informasi pada adminsitrasi sekolah diantaranya meliputi :

  1. Buku Agenda Surat Masuk
  2. Buku Agenda Surat Keluar
  3. Buku Induk Siswa
  4.  Daftar Isian Pendataan Siswa
  5.  Daftar Mutasi Siswa
  6.  Daftar Penerima Beasiswa
  7.  Daftar Penyerahan Ijazah kepada Lulusan Ujian Sekolah
  8.  Daftar Rekapitulasi Kenaikan Kelas dan Kelulusan
  9.  Daftar Inventaris Sarana     

Sampai dengan saat ini SMAN/SMKN se-Jawa Tengah yang sudah mendapat sosialisasi kearsipan dari Tahun 2017 s.d 2019 berjumlah 316 sekolah dengan rincian sebagai berikut :

  1. Tahun 2017 sebanyak 148 sekolah
  2. Tahun 2018 sebanyak 95 sekolah
  3. Tahun 2019 sebanyak 73 sekolah

Kegiatan Sosialisasi Kearsipan berikutnya akan dilaksanakan di SMAN 1 Klaten.

Untuk Program lanjutan kegiatan sosialisasi kearsipan adalah Bimbingan Teknis Kearsipan yang dilaksanakan satu tahun sekali. Hal ini merupakan salah satu bentuk pembinaan kearsipan terhadap lembaga/organisasi dilingkungan Provinsi yang telah menjadi tanggung jawab Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah  sebagai lembaga pembina kearsipan.

Program kegiatan Sosialisasi Kearsipan bagi SMAN/SMKN se-Jawa Tengah akan meningkatkan kesadaran dibidang kearsipan, terutama untuk SDM pengelola arsip sekolah guna tertibnya arsip untuk penyelamatan dan  pemanfaatan di lingkungan masyarakat. Lingkungan masyarakat akan lebih mudah mendapatkan informasi bila tertib arsip sekolah terpelihara dengan baik.

Tertibnya arsip sekolah adalah tertibnya administrasi di dunia pendidikan. Arsip sekolah adalah arsip masa  depan bangsa. Kita tidak akan punya sejarah pendidikan tanpa adanya tertib arsip sekolah.

Share this Post