Dinas Arpus


Upaya Pembenahan Pengelolaan Arsip Sangat Penting

12 APRIL 2019 ANDREAS SERBA SERBI 72



Arsip merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan dalam berbentuk dan media apapun sesuai perkembangan IPTEK dan Teknologi Informasi yang diciptakan dan diterima oleh lembaga Negara / pemerintahan daerah. LKD Kabupaten / Kota melakukan penyelenggaraan kearsipan yang meliputi melakukan penetapan kebijakan, pembinaan dan pengelolaan kearsipan, baik arsip aktif , inaktif dan statis. OPD sebagai unit pengolah kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital dan arsip aktif. OPD sebagai unit kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan pengguna internal dan kepentingan publik. LKD sebagai institusi yang melakukan pembinaan, maka salah satunya adalah melakukan pengawasan kearsipan dan pemberian bimbingan. Pengawasan dan audit kearsipan adalah proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah , dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Tahapan pengawasan yang dilakukan adalah perencanaan pengawasan audit kearsipan, penilaian dan monitoring. Audit itu penting untuk mengetahui kondisi penyelenggara kearsipan agar pengelolaan arsip sesuai prosedur dan sistematik. Aspek pengawasan meliputi ketaaatan terhadap regulasi berkaitan dengan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip, penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis, SDM, sarana serta prasarana. Kedepan peran kearsipan sangat strategis dan makin mendapat perhatian karena berkaitan dengan birokrasi, karena nilai audit akan berefek pada tunjangan kinerja. Dalam konteks Jawa Tengah, pada tahun 2018 LKD Provinsi Jawa Tengah telah mendapat Juara I penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan hasil audit dan pengawasan ANRI oleh lembaga itu harus dipertahankan dan didukung oleh OPD LKD Kabupaten/Kota. Apalagi tahun 2020, Jawa Tengah menjadi tuan rumah di Solo. Kita menyadari bahwa menjelang pengawasan eksternal ke LKD Kabupaten/Kota perlu persiapan dan pembenahan meskipun kita menyadari bahwa masalah utamanya adalah SDM dan sarana prasarana. Kunci perbaikan adalah membuka semua rekomendasi yang kemudian disesuaikan dengan instrument audit. Berdasarkan peta sistem penyelenggaraan kearsipan di LKD Kabupaten/Kota berdasarkan hasil pengawasan dan audit pada tahun 2018 mengalami kemajuan signifikan bila dibandingkan tahun 2017. Kenaikannya dengan hasil nilai baik naik 600%, cukup naik 700%, kurang 0%, dan hasil buruk turun 100%.

 

Upaya pembenahan pengelolaan arsip sangat penting karena fokus utamanya berkaitan dengan implementasi pengelolaan arsip (perpaduan audit eksternal dan audit internal) yang diaudit adalah arsip yang tercipta dari belanja tahun sebelumnya (belanja berapa, anggarannya berapa, dan arsipnya mana). Diharapkan LKD Kabupaten / Kota diharapkan mulai melakukan audit internal ke OPD. Karena ada kewajiban bagi setiap OPD yang menggunakan anggaran Negara (APBD) maka harus melakukan pengelolaan arsip sebagai bentuk pertanggungjawaban dan harus dilaporkan. Konsep pengawasan adalah menagih pertanggungjawaban dari belanja yang dilakukan untuk kepentingan kekinian dan kepentingan anak cucu kita, pada dasarnya basis transparansi dan akuntabilitas adalah pengelolaan arsip yang baik. Pasca kegiatan ini LKD Kabupaten / Kota melakukan langkah-langkah konkrit berkaitan dengan pengelolaan arsip, utamanya melakukan bintek berkaitan dengan pemilihan pemberkasan dan penginputan. Audit dan pengawsan kearsipan adalah proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Tahapannya perencanaan pengawasan, audit kearsipan, penilaian dan monitoring. Audit itu penting untuk mengetahui kondisi penyelenggaraan kearsipan agar pengelola arsip sesuai prosedur dan sistematis. Aspek pengawasan meliputi ketaaatan terhadap regulasi berkaitan dengan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip, penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis, SDM, sarana serta prasarana. Makna pertemuan ini adalah menyediakan kepada pimpinan untuk jangka panjang, melakukan intensif pada OPD strategis agar pengelolaan arsip bagus


Gambar Lainnya

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI JAWA TENGAH

CONTACT

Jl. Dr. Setiabudi No.201C Semarang
Jawa Tengah

(024) 7473746
Copyright 2018. All Rights Reserved by Dinas Arpus.