Dinas Arpus


Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Internal

19 MARCH 2019 NANANG UTAMA 276



Rakor tindak lanjut hasil pengawasan arsip internal Provinsi Jawa Tengah tahun 2018 pada 19 Maret 20019 di Hotel Kesambi Hijau Semarang. Narasumber pertama Bapak Rudi Anton,SH.MH  (Kepala pusat akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia) dengan menyampaikan materi “Kebijakan Pengawasan Kearsipan Nasional Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan Daerah" dan narasumber kedua Sodikin,S.Sos.M.Si kepala seksi pengembangan pegawai dengan menyampaikan Materi “Pemenuhan SDM Kearsipan/Arsiparis Pada Perangkat Daerah”.

Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik.Negara hadir untuk mewujudkan tata kelola kearsipan modern.Guna mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan melalui tahapan-tahapan perencanaan program pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan. Audit dilakukan supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit. Tujuan (pengawas kearsipan) bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik. Pengawasan kearsipan merupakan kegiatan pengawasan terhadap objek pengawasan pengelolaan kearsipan di Perangkat Daerah, utamanya pengawasan arsip internal. Pengawasan internal dilaksanakan Dinaspusda terhadap Perangkat Daerah (pencipta arsip) berkaitan dengan ketaatan terhadap PP & UU. Dalam pengelolaan Arsip Dinamis membutuhkan SDM, Sarana & Prasarana, dan sumber daya lain. Empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang harus dilakukan Perangkat Daerah Yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Sistem Klasifikasi Keamanan. Penyebab pengelolaan arsip yang kurang baik berkaitan dengan adanya kualitas SDM, minimnya sarana & prasarana, dan lainnya (sumber daya lain). Adanya audit & pengawasan kearsipan dapat mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta per UU. Supaya terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan & menjaga memori bangsa. Berkaitan dengan hasil audit terhadap pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah di Jawa Tengah pada tahun 2019 akan ada perubahan penilaian sehingga Perangkat Daerah harus berbenah, karena pada tahun 2019 ini yang di audit bkan hanya kesisteman arsip saja tetapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Semakin besar anggaran, dan semakin banyak kegiatan/program, maka arsip yang tersedia harus semakin banyak yang disajikan/tersedia karena banyak arsip yang tercipta sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja. Kita masih cukup prihatin karena komitmen pimpinan Perangkat Daerah terhadap kearsipan masih rendah.

Arsip sangat penting dalam pengamanan aset Institusi dan sebagai bahan pembuktian baik secara de facto maupun/ de jure. Arsip yang dikelola oleh Perangkat Daerah adalah arsip negara, oleh karena itu dalam pemusnahan arsip harus mendasarkan pada regulasi. Output tindak  lanjut pengawasan arsip adalah melahirkan pengelolaan arsip baik secara fisik, isi informasi utuh dan terkoneksi secara online. Pengelolaan secara fisik dan elektronik perlu dilakukan secara komprehensif (kaffah). Pengelolaan arsip butuh komitmen dari pimpinan & konsistensi pelaksana. Tindak lanjut adalah perlu sinergi & sinkronisasi dalam pengelolaan arsip daalm tingkat teknis diantara perlunya bintek-bintek pemberkasan. Berkaitan dengan jabatan fungsional arsiparis sebenarnya sudah ada kepastian pengembangan karier dalam jabatan terebut. BKD berharap jabatan fungsional merupakan pilihan karier yang diminati.

Kita berharap karena minimnya kuantitas arsiparis, maka pada formasi PNS & P3K segera dinuka dan diprioritaskan serta diimplementasikan untuk jabatan fungsional arsiparis. Strategi penambahan arsiparis melalui tawaran impassing, tawaran dari jabatan lain, pengangkatan kembali dan mutasi dari instansi lain.Perangkat Daerah harus memiliki Arsiparis maupun pengelola kearsipan yang tidak dibebani pekerjaan lainPerangkat Daerah yang sudah memiliki Arsiparis jangan dimutasi ke tupoksi selain kearsipan


 

 


Gambar Lainnya

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI JAWA TENGAH

CONTACT

Jl. Dr. Setiabudi No.201C Semarang
Jawa Tengah

(024) 7473746
Copyright 2018. All Rights Reserved by Dinas Arpus.