Dinas Arpus


Peran Lembaga Kearsipan Dalam Pelayanan Prima Pemerintah Kabupaten/kota Kepada Masyarakat

10 APRIL 2019 ANDREAS SERBA SERBI 227



Demi mewujudkan peningkatan kualitas dan menjamin penyediaan pelayanan publik sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan yang diamanatkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, diperlukan upaya strategis untuk mewujudkan cita-cita tersebut.

Penyelenggaraan pelayanan publik yang dilaksanakan oleh Provinsi Jawa Tengah  dari tahun ke tahun telah mengalami peningkatan. Namun, peningkatan pelayanan publik tersebut belum dapat memenuhi seluruh kebutuhan dan harapan masyarakat yang terus berkembang akibat pengaruh globalisasi dan perkembangan teknologi. Sehubungan dengan hal tersebut maka diperlukan upaya strategis yang mendukung percepatan dalam peningkatan kualitas pelayanan publik gunamemenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat.

Disamping itu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengamanatkan bahwa Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah lembaga  kearsipan berbentuk Perangkat Daerah (PD) yang memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip pemerintah daerah kabupaten/kota.

Pemerintah Daerah harus tanggap dan berperan secara aktif terhadap  informasi yang terekam dalam bentuk tekstual maupun non tekstual yang berkaitan dengan tugas pokok pemerintah daerah sehingga infomasi atau arsip tersebut mendukung gerak langkah jalannya pemerintahan.

Dengan demikian jelas, bahwa lembaga kearsipan kabupaten/kota bertanggung jawab atas penyelenggaraan kearsipan di kabupaten/kota meliputi keseluruhan kegiatan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Berkaitan dengan  hal  tersebut  di atas  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah  melalui kegiatan Publikasi Kearsipan menyelenggarakan Lomba Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/Kota Terbaik Tingkat Provinsi Jawa Tengah Tahun 2019 dengan tema “Peran Lembaga Kearsipan dalam Pelayanan Prima Pemerintah Kabupaten/Kota kepada Masyarakat”

Maksud Kegiatan Lomba LKD ini adalah:

  1. Terselenggaranya kesatuan langkah dan pemahaman dalam pelaksanaan kegiatan;
  2. Tercapai penilaian lomba yang lancar dan objektif;
  3. Terciptanya Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota dalam mewujudkan tertib arsip menuju Good Governance.

Tujuan:

  1. Mendorong peran aktif lembaga kearsipan daerah guna membantu mewujudkan pelayanan publik yang murah, mudah dan cepat di Jawa Tengah;
  2. Terciptanya tertib arsip sebagai cermin budaya bangsa;
  3. Terwujudnya lembaga kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku;
  4. Terwujudnya tertib arsip akan menjaga memori kolektif bangsa.

Sasaran kegiatan Lomba Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/Kota adalah terpilihnya LKD Kabupaten/Kota Terbaik di Tingkat Provinsi Jawa Tengah Tahun 2019.

Lomba LKD Kabupaten/Kota TerbaikTingkat Provinsi Jawa Tengah dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

  1. Pengiriman Data
    Dilaksanakan dengan mengirimkan Pedoman Pelaksanan Kegiatan Lomba kepada LKD Pemerintah Kabupaten/Kota guna pengisian pertanyaan dalam mengikuti tahapan seleksi administrasi.
  2. Pengisian Data, Profil dan Pengirimannya.
    Pengisian data yang dibutuhkan oleh LKD Kabupaten/Kota dengan cara mengisikan aplikasi online kuesioner pada  website https://arpusda.jatengprov.go.id/kuesioner.

    Untuk mendukung kuesioner dimaksud, peserta lomba wajib melampirkan profil lembaga dengan kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir dalam bentuk film/Video/foto kegiatan LKD dan diupload melalui aplikasi pada websitehttps://arpusda.jatengprov.go.id/kuesioner dengan kapasitas 100 Mb.


    Pengiriman koesioner dan profil
    Koesioner dalam aplikasi online dicetak/print (sesuai petunjuk pengoperasional aplikasi) sejumlah 3 (tiga) set dan profil lembaga dalam 2 (dua) CD dengan kapasitas 100 Mb. dikirimkan ke Panitia Provinsi.
  3. Seleksi Administrasi
    Seleksi administrasi, verifikasi kelengkapan syarat administrasi Lomba dan penilaian tahap I dilaksanakan oleh juri yang ditunjuk oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Menghasilkan 10 lembaga kearsipan kabupaten/kota untukmaju ke tahap selanjutnya
    Dari hasil penilaian  tahap I di atas maka ditetapkan  sejumlah 10 (sepuluh) LKD oleh yang berhak maju Penilaian Tahap II, yaitu Paparan dan Wawancara yang dilaksanakan pada hari ini Rabu tanggal 10 April 2019.
    Pada tahap ini, Tim Penilai melakukan penilaian terhadap 10 LKD dengan komponen penilaian sebagai berikut:

    No

    Komponen

    Unsur

    1.

    Penyajian

    (25%)

    Tampilan bahan presentasi, Penguasaan materi presentasi, dan kejelasan jawaban

    2.

    Materi

    (75 %)

    1. Profil kelembagaan
    2. Analisis Permasalahan;
    3. Strategis kerja LKD
    4. Implementasi Gambaran Pelaksanaan
    5. Inovasi pelayanan primayang sudah dilaksanakan
     

    Peserta yang Maju Penilaian Tahap II terdiri dari:

        •  
    • 1 orang Pemapar/Penyaji (Diutamakan pimpinan LKD);
    • 1 orang pendamping (Tim Teknis);
    • 1 orang Asisten Sorot/Operator.
  4. Alokasi Waktu

    Total waktu bagi setiap inovasi yang disajikan yaitu 25 menit, sebagai berikut:

    Pemaparan
  5. Durasi presentasi selama 10 menit, terdiri dari:

    1). Slide show selama 7 menit, menyajikan :

    2). Video durasi 3 (tiga) menit (apabila terdapat video)

    Pemutaran video dapat dilakukan sebelum atau sesudah presentasi

  6. Wawancara

  7. Durasi 15 menit, yaitu sesi tanya jawab antara Tim Penilai Independen dengan presenter.

Penilaian Lapangan

Bagi 10 (sepuluh) LKD yang  telah mengikuti tahapan wawancara dan paparan akan dilakukan penilaian lapangan guna verifikasi data.

Penetapan Pemenang

Penetapan Pemenang Lomba LKD Kabupaten/Kota Terbaik Tingkat Provinsi Jawa Tengah ditentukan berdasarkan hasil akumulasi penilaian:

  • Pengisian Kuesioner dan Profil
  • Paparan dan wawancara
  • Peninjauan lapangan, dan
  • Aspek pendukung lainnya.

Pada awal pembukaan pendaftaran terkirim usulan sejumlah 31 (tiga puluh satu) lembaga kearsipan Kabupaten/kota dari 35 lembaga kerasipan Kabupaten/kota di Jawa Tengah. Dari 31 lembaga kearsipan kabupaten /kota tersebut, 4 kabupaten/kota tidak melanjutkan pengisian kuesioner (mundur), karena dalam aplikasi sistem nya masih kosong.

Dari jumlah yang diusulkan ke provinsi tersebut, masih terdapat 3 lembaga kearsipan Kabupaten/kota terlambat mengirimkan kuesioner secara sistem aplikasi elektronik.  jadi yang dinilai dalam tahapan administrasi sejumlah 24 Kabupaten/kota.

Perlu kami sampaikan bahwa sistem pada tahun ini adalah baru pertama kali di laksanakan, yang pada tahun 2018 kemarin masih menggunakan manual dengan cara pengiriman kurir dan pos.

Dari 24 proposal yang di seleksi administrasi dan kuesioner oleh tim penilai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sejumlah 5 orang, menetapkan 10 (sepuluh) lembaga kearsipan kabupaten/kota maju ketahap selanjutnya yaitu tahapam seleksi presentasi dan wawancara.

Pada hari rabu tanggal 10 April 2019 (saat ini masih berlangsung), dilaksanakan seleksi presentasi dan wawancara yang diikuti oleh 10 Lembaga Kearsipan Kabupaten/kota dan akan diambil 6 terbaik (juara 1, 2, 3, harapan 1, harapan 2 dan harapan 3) dengan terlebih dahulu dilaksanakan cek kondisi lapangan.

Ke 10 lembaga kearsipan Kabupaten/kota tersebut adalah :

1

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Banyumas

2

Badan Pendidikan, Pelatihan, Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Cilacap

3

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Kendal

4

Dinas Arsip dan Perpustakaan

Kabupaten Klaten

5

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kabupaten Magelang

6

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kabupaten Pekalongan

7

Dinas Arsip dan Perpustakaan

Kabupaten Sragen

8

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Wonosobo

9

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah

Kota Pekalongan

10

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Salatiga

Juri dalam seleksi Proposal dan wawancara ini adalah unsur dari perguruan tinggi (undip), Pemerhati dan pakar pelayanan publik, pejabat dan Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah.

Kegiatan Lomba LKD Kabupaten/Kota Terbaik Tingkat Provinsi Jawa Tengah Tahun 2019 merupakan salah satu wujud kompetisi pengelola kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah kepada  Pemerintah Daerah dengan menekankan pada hasil pencapaian sesuai harapan dan peningkatan kualitas layanan publik. Dengan demikian akan memperlihatkan Dinas Kearsipan dan perpustakaan terbaik di Jawa Tengah yang nantinya akan menjadi LKD percontohan dan akan mewakili Lomba LKD Tingkat Nasional.


Gambar Lainnya

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI JAWA TENGAH

CONTACT

Jl. Dr. Setiabudi No.201C Semarang
Jawa Tengah

(024) 7473746
Copyright 2018. All Rights Reserved by Dinas Arpus.